Les dépenses liées aux véhicules de location vous aident à comprendre les performances de votre flotte lorsqu'elles sont liées à leur positionnement correct. Le revenu total ne révèle pas à lui seul le coût de la voiture, et une liste de reçus non catégorisée n'explique pas pourquoi le résultat a changé. Commencez par distinguer le coût d’un véhicule spécifique des frais généraux et du coût d’entretien initialement enregistré.
Qu'est-ce qui est perdu lorsque toutes les dépenses sont additionnées en un seul chiffre ?
Une diminution du score d'une agence ou d'un véhicule peut apparaître sans que l'équipe sache si elle est due à une grosse réparation, à des frais généraux ou à une double immatriculation. Détailler les dépenses ne signifie pas compliquer le travail ; Enregistrez plutôt les données dont vous avez besoin lors de la révision : date, montant, classification, entité ou description, et véhicule ou succursale lorsqu'ils y sont liés.
Divisez la dépense en fonction de sa relation avec l'exploitation
| Type de lien | Méthode de révision |
|---|---|
| Véhicule spécifique | Associez le coût à la bonne voiture, puis examinez-le dans le délai imparti. |
| Frais généraux | Enregistrez-le comme général lorsqu'il ne concerne pas un véhicule spécifique. |
| Branche | Examinez la branche liée aux coûts au lieu de supposer qu'il s'agit de la branche d'entrée. |
| Entretien | Vérifiez d’abord si le coût est économisé dans un bon de travail. |
Dans Fleetraly, vous pouvez enregistrer les dépenses payées et les lier au véhicule ou les rendre publiques, avec classification, pièces jointes et suivi disponibles. Cela rend la référence consultable plutôt que de revenir aux photos de reçus distribués sur les téléphones des employés.
Coût de maintenance : Attention aux duplications
Les coûts des travaux de maintenance terminés sont automatiquement saisis dans les rapports de rentabilité de Fleetraly. N'enregistrez donc pas un coût sur un bon de travail comme une autre dépense simplement parce qu'il y a un nouveau reçu pour celui-ci. Vérifiez d'abord la source et enregistrez en dépenses ce qui n'est pas déjà enregistré sur l'ordre de travail selon la procédure approuvée.
Réenregistrer le processus donne l'impression que le coût est plus élevé qu'il ne l'est et peut vous conduire à une mauvaise interprétation des performances du véhicule. Avant d'enregistrer, effectuez une recherche par date, montant, véhicule et description et consultez tout historique proche de la transaction en cours.
Qu’est-ce qui rend une description de dépense utile ?
- Il doit expliquer ce qui a été payé, plutôt qu'une déclaration générale qui n'explique pas le processus.
- A associer au bon véhicule lorsqu'il lui est spécifique.
- Le reçu ou le document approprié doit être conservé à son emplacement approuvé.
- Utilisez la date et la classification correctes au lieu des valeurs par défaut qui n'ont pas été vérifiées.
Lire le rapport dans ses limites
Faites correspondre la définition des revenus, des coûts et de la période dans le rapport que vous utilisez avant d'appeler le bénéfice final en sortie. Il peut y avoir des coûts ou des ajustements qui sortent du cadre du rapport ou de la période. Le but de cette revue opérationnelle est de comprendre ce que contient le numéro, puis de compléter la revue comptable approuvée de votre entreprise si nécessaire.
Une piste d’audit reproductible et périodique
- Sélectionnez la période et le véhicule ou la branche que vous souhaitez comprendre.
- Examinez les dépenses générales et directes manquantes ainsi que les pièces jointes.
- Faites correspondre les coûts de maintenance aux bons de travail terminés.
- Vérifiez les valeurs inhabituelles ou récurrentes avant de choisir un véhicule.
Commencez par un coût dont vous pouvez retracer l'origine
Préparez vos véhicules dans Fleetraly et enregistrez une dépense correcte avec sa description et son reçu, puis voyez comment elle apparaît lorsque vous choisissez un véhicule et une période. Lorsque votre collègue pourra remonter à la source et comprendre la classification, vous aurez expérimenté la valeur organisationnelle dont vous avez besoin avant d'étendre le suivi à l'ensemble de la flotte.
Liens pour vous aider à démarrer
Organiser les plans et travaux de maintenance
Pourquoi le taux d’occupation à lui seul ne suffit-il pas ?
Commencez à organiser les dépenses de votre entreprise dans Fleetraly
