Die Ausgaben für Mietfahrzeuge helfen Ihnen dabei, die Leistung Ihrer Flotte zu verstehen, wenn sie mit der korrekten Positionierung verknüpft werden. Der Gesamtumsatz allein lässt nicht erkennen, was das Auto gekostet hat, und eine nicht kategorisierte Belegliste erklärt nicht, warum sich das Ergebnis verändert hat. Beginnen Sie damit, die Kosten eines bestimmten Fahrzeugs von den Gemeinkosten und den ursprünglich erfassten Wartungskosten zu unterscheiden.
Was geht verloren, wenn alle Ausgaben in einer Zahl addiert werden?
Eine Verschlechterung der Punktzahl einer Filiale oder eines Fahrzeugs kann auftreten, ohne dass das Team weiß, ob dies auf eine größere Reparatur, Gemeinkosten oder eine doppelte Registrierung zurückzuführen ist. Die Angabe der Kosten bedeutet nicht, dass die Arbeit komplizierter wird; Speichern Sie stattdessen die Daten, die Sie zur Überprüfung benötigen: Datum, Menge, Klassifizierung, Entität oder Beschreibung sowie Fahrzeug oder Niederlassung, sofern damit verknüpft.
Teilen Sie die Ausgaben entsprechend ihrer Beziehung zum Betrieb auf
| Linktyp | Überprüfungsmethode |
|---|---|
| Spezifisches Fahrzeug | Verknüpfen Sie die Kosten mit dem richtigen Auto und überprüfen Sie sie dann innerhalb des Zeitraums. |
| Allgemeine Kosten | Registrieren Sie es als allgemein, wenn es sich nicht auf ein bestimmtes Fahrzeug bezieht. |
| Zweig | Überprüfen Sie den kostenbezogenen Zweig, anstatt davon auszugehen, dass es sich um den Eingabezweig handelt. |
| Wartung | Prüfen Sie zunächst, ob die Kosten in einem Arbeitsauftrag gespeichert sind. |
In Fleetraly können Sie bezahlte Ausgaben erfassen und mit dem Fahrzeug verknüpfen oder sie öffentlich halten, wobei Klassifizierung, Anhänge und Nachverfolgung verfügbar sind. Dadurch wird die Referenz durchsuchbar, anstatt auf Fotos von Quittungen zurückgreifen zu müssen, die auf den Telefonen der Mitarbeiter verteilt sind.
Wartungskosten: Achten Sie auf Doppelarbeit
Kosten für abgeschlossene Wartungsarbeiten werden automatisch in die Rentabilitätsberichte von Fleetraly eingetragen. Erfassen Sie Kosten in einem Arbeitsauftrag also nicht als weitere Ausgabe, nur weil dafür eine neue Quittung vorliegt. Überprüfen Sie zunächst die Quelle und erfassen Sie in den Ausgaben, was nicht bereits im Instandhaltungsauftrag gemäß dem genehmigten Verfahren gespeichert ist.
Eine erneute Aufzeichnung des Vorgangs lässt die Kosten höher erscheinen, als sie sind, und kann dazu führen, dass Sie die Leistung des Fahrzeugs falsch interpretieren. Suchen Sie vor dem Speichern nach Datum, Betrag, Fahrzeug und Beschreibung und überprüfen Sie den Verlauf der jeweiligen Transaktion.
Was macht eine Spesenbeschreibung nützlich?
- Es sollte erläutert werden, wofür bezahlt wurde, und nicht eine allgemeine Aussage sein, die den Vorgang nicht erklärt.
- Um dem richtigen Fahrzeug zugeordnet zu werden, wenn es spezifisch für dieses ist.
- Die entsprechende Quittung oder das entsprechende Dokument muss am genehmigten Ort aufbewahrt werden.
- Verwenden Sie das richtige Datum und die richtige Klassifizierung anstelle von nicht überprüften Standardwerten.
Lesen Sie den Bericht in seinem Rahmen
Passen Sie die Definition von Umsatz, Kosten und Zeitraum in dem von Ihnen verwendeten Bericht an, bevor Sie den endgültigen Ausgabegewinn aufrufen. Es können Kosten oder Anpassungen anfallen, die außerhalb des Berichtsumfangs oder außerhalb des Zeitraums liegen. Der Zweck dieser betrieblichen Überprüfung besteht darin, den Inhalt der Nummer zu verstehen und dann bei Bedarf die genehmigte Buchhaltungsprüfung Ihres Unternehmens abzuschließen.
Ein wiederholbarer, regelmäßiger Prüfpfad
- Wählen Sie den Zeitraum und das Fahrzeug oder die Branche aus, die Sie verstehen möchten.
- Überprüfen Sie fehlende allgemeine und direkte Ausgaben und Anhänge.
- Ordnen Sie die Wartungskosten den abgeschlossenen Arbeitsaufträgen zu.
- Prüfen Sie, ob ungewöhnliche oder wiederkehrende Werte vorliegen, bevor Sie sich für ein Fahrzeug entscheiden.
Beginnen Sie mit Kosten, die bis zu ihrer Entstehung zurückverfolgt werden können
Bereiten Sie Ihre Fahrzeuge in Fleetraly vor und erfassen Sie eine korrekte Ausgabe mit Beschreibung und Beleg. Anschließend sehen Sie, wie sie angezeigt wird, wenn Sie ein Fahrzeug und einen Zeitraum auswählen. Wenn Ihr Kollege an die Quelle vordringen und die Klassifizierung verstehen kann, haben Sie den organisatorischen Nutzen erfahren, den Sie benötigen, bevor Sie die Nachverfolgung auf die gesamte Flotte ausweiten.
Links, die Ihnen den Einstieg erleichtern
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