Çakışan araç rezervasyonları, ofisin birden fazla müşteriye aynı aracı her iki rezervasyonun gerçekleştirilmesine izin vermeyecek aralıklarla kullanma sözü vermesi durumunda ortaya çıkar. İki teslim tarihi arasındaki farka rağmen iadenin gecikmesi, kiralamanın uzatılması veya hazırlık süresinin hesaplanmaması durumunda çakışma ortaya çıkabilir.
Bu riski azaltmak için, rezervasyonlar için net bir referansa, kesin son tarihlere, her siparişin durumunun anlaşılır bir tanımına ve onaylamadan veya uzatmadan önce tutarlı bir prosedüre ihtiyacınız vardır. Yazılım, bilgilerin düzenlenmesine ve doğrulanmasına yardımcı olur ve kalite güncellemesi ve sorumlulukların netliği, çözümün bir parçası olmaya devam eder.
Araç kiralama rezervasyonlarının çakışmasının nedenleri nelerdir?
Rezervasyonu paylaşılan referansa eklemeden önce bir görüşmeye veya kağıda kaydedin.
Teslim alma ve iade etme zamanı olmaksızın bugünün tarihi yeterlidir.
Henüz incelenmemiş bir iade tarihine göre yeni bir siparişi onaylayın.
Sonraki rezervasyonları incelemeden kiralama süresini uzatmayı kabul etmek.
Tesisler veya şubeler arasında denetim, temizlik ve ulaşım için gereken zamanın unutulması.
Araç, bilinen bir bakım veya çalışma engeline rağmen kullanılabilir durumda kalır.
Ekip mevcudiyetinin belirsiz olduğu son durumu gözden geçirerek başlayın. Hangi bilgilerin eksik olduğunu, nereye kaydedilmesi gerektiğini ve bunları kimin görmesi gerektiğini belirleyin. Bu şekilde, net bir eylemle bağlantılı olmayan bir uyarı eklemek yerine sorunun nedenini ele alırsınız.
Her rezervasyonla kaydedilen verileri standartlaştırın
Her araca açık bir tanımlayıcı ve her rezervasyona ayrı bir referans atayın. Daha sonra telefondan, WhatsApp'tan veya web sitesinden talep alırken aynı alanları kullanın. Eğer teslim alma sabah ise ve dönüş öğlen bekleniyorsa, “araba perşembe günü müsaittir” karar vermek için yeterli değildir.
bilgi | Onaylamadan önce neden buna ihtiyacınız var? |
|---|---|
İstenilen araç veya kategori | Rezervasyonunuzun belirli bir araca bağlı olup olmadığını veya daha sonra özelleştirmeye ihtiyaç duyup duymadığını öğrenmek için. |
Alındığı tarih ve saat | Taahhüt süresinin başlangıcını ve aracın hazır bulunacağı yeri belirlemek. |
Dönüş tarihi ve saati | Sonraki rezervasyonları ve uzatma olasılığını değerlendirmek. |
Teslimat ve iade konumu | Gerektiğinde ulaşım veya araç konum değişikliklerini hesaplamak. |
Talep ve rezervasyon durumu | Sorgulamayı ekibin incelediği ve onayladığı talepten ayırmak. |
Hazırlık süresi ve engeller | Müşteriye kullanılabilirlik sözü verilmeden önce muayene, temizlik ve bakımı dikkate almak. |
Kiralamalar arasındaki kurulum süresini hesaplayın
Kira sözleşmesinin sona ermesi her zaman aracın hemen teslime hazır olduğu anlamına gelmez. Ofis içinde iade incelemesi, temizlik ve belge işleme için uygun bir zaman planlayın ve bir sonraki teslim alma yeri değişirse nakliye süresini ekleyin. Hazırlık süresi araçtan, lokasyondan ve işin niteliğinden etkilenen operasyonel bir karardır.
Açıklayıcı örnek: Dönüş saati 12:00, hazırlık 45 dakika sürüyor ve bir sonraki rezervasyon 13:00'da başlıyor. Planlanan hazırlık ile bir sonraki alım arasında 15 dakika kaldı. Bu örnekte, iki kiralama saati kağıt üzerinde çakışmasa bile, arabayı 12:15'te teslim etme vaadi hazırlık dönemiyle çelişiyor.
Rezervasyon talebi ile onaylanmış rezervasyon arasındaki fark
Durumların net bir dahili tanımını benimseyin: Bir kayıt ne zaman bir soruşturmadır, ne zaman incelenmekte olan bir taleptir ve ekip ne zaman onaylanmış bir rezervasyondur? Ayrıca, incelenmekte olan siparişin geçici olarak stokta olup olmadığını ve onaylama veya iptal etme kararının kimin elinde olduğunu da belirtin.
eğer varsaAraba rezervasyonu isteklerini almak için bir web sitesiMüşteriye gösterilen mesajın gerçek eylemle tutarlı olmasını sağlayın. Siparişin ulaşması tek başına aracın tahsis edildiği veya teslim tarihinin ofis tarafından onaylandığı anlamına gelmemektedir.
Kira uzatmaları ve geç iadeler için tutarlı bir prosedür benimseyin
Araç kaydını açın ve mevcut dönüş tarihini ve sonraki rezervasyonu inceleyin.
Önerilen uzatmanın etkisini ve varsa hazırlık ve nakliye süresini ekleyin.
Yeni döneme ilişkin bakım ve görevleri kontrol edin.
Bir çelişki ortaya çıkarsa, müşteriye uzatmayı onaylamadan önce mevcut alternatifleri inceleyin.
Kararı ve yeni atamayı kaydedin ve ilgili personeli aynı eserden bilgilendirin.
Bir müşteri geç kaldığında, eski randevuyu onaylanmış bir gerçek olarak saklamak yerine, bilgiyi öğrendiğiniz anda güncelleyin. Araç yakın bir rezervasyon için rezerve edilmişse yönetici, gecikmenin etkisini ve alternatifleri gözden geçirmeli ve bir sonraki müşteriyle iletişimi güncellemelidir.
Gerçekten bir çatışma keşfederseniz ne yaparsınız?
Etkilenen araç ve durum düzelene kadar geçen süre için başka bir söz tutun. En son onaylanan randevuları gözden geçirin, ardından uygun bir alternatif araç olup olmadığına veya randevunun müşterinin onayıyla değiştirilip değiştirilemeyeceğine karar verin. Sonucu, rezervasyon üzerindeki etkisini ve varsa tutarı not edin.
Durumu ele aldıktan sonra ekiple nedenini gözden geçirin: İşlem kaydedilmedi mi? Saati olmayan bir tarih mi kullanıldı? Bir uyarı takip edilmeden atlandı mı? Soruna neden olan adımı değiştirin ve bunu uygulamaktan kimin sorumlu olduğunu belirleyin.
Ertesi gün incelemeyi günlük bir eylem haline getirin
Gün bitmeden bir sonraki gün için dönüş ve teslim alma araçlarını, çözümlenmemiş uzatmaları, bakım ve hazırlık çalışmalarını gözden geçirin. Her araba hakkında sorun: Ne zaman geri dönecek? Ne zaman hazır olacak? Nerede olmalısın? Engelleri kim takip ediyor? Bu inceleme, erken karar verilmesi gereken vakaların keşfedilmesine yardımcı olur.
Bir yöntemi keşfedebilirsinizFleetraly'de filo takibi ve rezervasyonlar, ardından uzatma, rezervasyon sonrası ve kurulum süresini içeren bir durumu test ederek ofis iş akışınızı nasıl desteklediğini görün.
Çakışan rezervasyonlar hakkında sık sorulan sorular
Rezervasyonlar için takvim kullanmak yeterli midir?
Takvim, dönemleri görmek için kullanışlıdır ancak güncel tarihlere, net durumlara ve hazırlık ve bakım için dikkate alınmasına ihtiyaç duyar. Kullanılabilirlik için tek referans olarak değerlendirmeden önce, dayandığı bilgileri değerlendirin.
Aynı kategori için iki başvuru kabul edilebilir mi?
Koşulları, zamanlamayı ve yeri karşılayan yeterli sayıda araç olması durumunda bu mümkün olabilir. Ancak özellikle talebin yoğun olduğu dönemlerde araç tahsis yöntemi ve teyit sorumluluğunun net olması gerekmektedir.
Ofisinizde sıklıkla meydana gelen bir duruma ilişkin bir örnek hazırlayınFleetraly'nin demosunu talep edinRandevuları, müsaitlik durumunu ve uzatmaları organize etmeye odaklanır.
