Расходы на аренду транспортных средств помогут вам оценить эффективность автопарка при их правильном расположении. Общий доход сам по себе не показывает, сколько стоил автомобиль, а неклассифицированный список квитанций не объясняет, почему результат изменился. Начните с отделения стоимости конкретного транспортного средства от накладных расходов и первоначально зарегистрированных затрат на техническое обслуживание.
Что теряется, если все расходы сложить в одно число?
Снижение оценки филиала или транспортного средства может произойти без ведома команды, связано ли это с капитальным ремонтом, накладными расходами или двойной регистрацией. Детализация расходов не означает усложнения работы; Вместо этого сохраните данные, необходимые вам при просмотре: дату, сумму, классификацию, сущность или описание, а также транспортное средство или филиал, когда они связаны с ними.
Разделите расходы в соответствии с их отношением к эксплуатации.
| Тип ссылки | Метод обзора |
|---|---|
| Конкретный автомобиль | Привяжите стоимость к нужному автомобилю, а затем просмотрите ее в течение периода. |
| Общие расходы | Зарегистрируйте его как общий, если он не относится к конкретному транспортному средству. |
| Филиал | Просмотрите ветвь, связанную с затратами, вместо того, чтобы предполагать, что это ветвь ввода. |
| Техническое обслуживание | Сначала проверьте, сохранены ли затраты в рабочем задании. |
В Fleetraly вы можете записывать оплаченные расходы и привязывать их к транспортному средству или публиковать их с доступной классификацией, вложениями и отслеживанием. Это делает ссылку доступной для поиска, а не возвращается к фотографиям квитанций, распределенных по телефонам сотрудников.
Стоимость обслуживания: обратите внимание на дублирование
Затраты на завершенные работы по техническому обслуживанию автоматически вводятся в отчеты о рентабельности Fleetraly. Поэтому не записывайте стоимость заказа на работу как еще один расход только потому, что для нее имеется новая квитанция. Сначала проверьте источник, а в расходах запишите то, что еще не отложено в ордере на ведение в соответствии с утвержденным порядком.
Перезапись процесса приводит к тому, что стоимость кажется выше, чем она есть на самом деле, и может привести к неправильной интерпретации характеристик автомобиля. Перед сохранением выполните поиск по дате, сумме, транспортному средству и описанию, а также просмотрите всю историю, близкую к текущей транзакции.
Чем полезно описание расходов?
- Оно должно объяснять, за что заплатили, а не делать общее заявление, не объясняющее процесс.
- Быть связанным с правильным транспортным средством, если это специфично для него.
- Соответствующая квитанция или документ должны храниться в утвержденном месте.
- Используйте правильную дату и классификацию вместо значений по умолчанию, которые не были проверены.
Прочтите отчет в его пределах
Прежде чем называть выходную окончательную прибыль, сопоставьте определения доходов, затрат и периода в отчете, который вы используете. Могут возникнуть затраты или корректировки, выходящие за рамки отчета или за период. Цель этой оперативной проверки — понять, что содержит номер, а затем, при необходимости, завершить утвержденную проверку бухгалтерского учета вашей компании.
Повторяемый периодический контрольный журнал
- Выберите период и транспортное средство или отрасль, которую вы хотите понять.
- Просмотрите недостающие общие и прямые расходы и вложения.
- Сопоставьте затраты на техническое обслуживание с выполненными заказами на работу.
- Прежде чем принять решение о выборе транспортного средства, проверьте наличие необычных или повторяющихся значений.
Начните с стоимости, по которой вы сможете отследить ее происхождение.
Подготовьте свои автомобили в Fleetraly и запишите правильный расход с его описанием и квитанцией, а затем посмотрите, как он появится, когда вы выберете автомобиль и период. Когда ваш коллега сможет добраться до источника и понять классификацию, вы ощутите необходимую организационную ценность, прежде чем расширять контроль над всем автопарком.
Ссылки, которые помогут вам начать работу
Организация планов и работ по техническому обслуживанию
