הסקירה היומית של משרד השכרת הרכב עובדת כשהיא מייצרת החלטות ברורות, לא כשהיא הופכת לקריאה ארוכה של כל המספרים. לפני שהצוות יתעסק בתקשורת ובמסירה, המנהל צריך לדעת אילו פעולות נמצאות בקרבת מקום, מה עלול למנוע את מימושן ומי עוקב אחר כל נקודה פתוחה.
התחל עם הזמנות בקרבת מקום במקום הממוצע הכללי
סקור את המשלוחים וההחזרות של היום לפי שעה, סניף ורכב. לאחר מכן תפתחו תיקים שצריכים פתרון: נתונים חסרים, תשלום שצריך לעקוב, רכב לא מוכן או תאריך חזרה לא ברור. סך ההזמנות לבדו אינו מציין איזה תהליך מצריך התערבות כעת.
ארבע שאלות בונות סקירה מעשית
| ציר | השאלה שאתה מחליט |
|---|---|
| משלוח | מה יימסר היום והאם נתוני התהליך מלאים? |
| מחזיר | אילו מכוניות צפויות לחזור ומה התעכב? |
| מוכנות | האם הרכב נמצא בסניף המתאים והאם הוא עבר בדיקה והכנה מלאה? |
| מעקב | מהי הפעולה הבאה ומי אחראי לה? |
ב Fleetraly, הצוות יכול להתייחס להזמנות, כלי רכב, תחזוקה ותשלומים מהרשומות המקושרות שלהם. השתמש בלוח המחוונים כקלט סקירה, ואז פתח יומן שמסביר את המצב במקום לקבל החלטה על סמך מספר כולל בלבד.
מכונית זמינה צריכה הקשר
סקור את מצב הרכב, מיקומו וכל תחזוקה, הובלה או הכנת כלי רכב הקשורים אליו. אין להסתמך על היעדר הסתייגות קיימת כהוכחה מספקת למוכנות. רכב שזקוק לבדיקה או שטרם התקבל מסניף אחר עשוי לדרוש פעולה לפני מסירה ללקוח.
- סקור תקופות תחזוקה ועיבוד בסמוך לאספקה.
- עקבו אחר תנועת התחבורה עד קבלת היעד.
- בדוק את נתוני ההחזרה שעליהם מבוססת ההזמנה הבאה שלך.
- הסלמה את הסכסוך או העיכוב בפני המנהל לפני הבטחה חדשה.
מעקב פיננסי מתחיל מהתהליך עצמו
בדוק בתשלום, בתשלום ונותר עבור הזמנות שיש לבצע היום. אין לפרוס יתרה מחשבונית ישנה לעסקה שתנאיה או תנאיה שונו. פתח את ההזמנה והתאם את הנתונים הנוכחיים שלה לאוסף המוקלט, ואז קבע מה צריך תקשורת או סקירה.
שמור את תוצאת הביקורת בתבנית הפעלה
לכל נקודה פתוחה יש לציין את הנוהל, בעל המעקב ומועד החזרה אליו בהתאם לנוהל החברה. הביטוי "מכונית לא מוכנה" מתאר בעיה, אך אינו מציין מי עוקב אחר השלמת העבודה. קשר את המידע לרשומה ולגורם האחראי כך שמי שיתחיל את עבודתו מאוחר יותר יוכל להבין מה הצוות השיג.
סקירה קצרה לפני סיום העבודה
- בדוק אילו משלוחים והחזרות הושלמו ומה נותר פתוח.
- מינויים וסטטוסים של אירועים השתנו למעשה.
- התאם את הקולקציה החדשה עם הפעולות המשויכות לה.
- קבע אילו מעקבים יתחיל הצוות ביום המחרת.
אל תתנו לסגירה יומית להיות סיבה לסמן פעולה שלא התרחשה כהשלמה. דיוק המקרה חשוב יותר מהרשימה שנראית נטולת נקודות פתוחות.
התחל עם יום שאתה יודע את הפרטים שלו
לאחר שנתוני החברה שלך מוכנים ב- Fleetraly, סקור יום תפעולי ספציפי מהזמנות ועד מוכנות הרכב ותשלומים. בדוק את יכולתו של העובד להגיע לגורם למצב ולשלב הבא. זה מה שהופך את המערכת לכלי לניהול היום, במקום להישאר ארכיון שמתעדכן לאחר סיום העבודה.
