תיק לקוחות של חברת השכרת רכב: אסוף את מה שהצוות צריך בהפניה אחת

פרופיל לקוח בחברת השכרת רכב הופך שימושי כאשר הוא עונה על שאלות של עובד בעבודה: האם זה אותו אדם? איך אנחנו מתקשרים איתו? איפה ההזמנה הקודמת? איזה מסמך צריך לעיין? איסוף השם ומספר הטלפון ברשימה אינו מספיק אם שאר המידע נשאר מופץ בין שיחות ותיקיות שונות.

התחל בתיוג הלקוח לפני הוספת רשומה חדשה

חפש את האדם ברשומות קיימות ועיין בנתונים שלו במקום ליצור קובץ נוסף רק בגלל שהאיות של השם שונה. המספר עשוי להיות מוקלט פעם אחת עם קידומת המדינה ולפעמים בלעדיו, או שאופן כתיבת השם עשוי להשתנות בין שתי השפות. דמיון השמות לבדו אינו מוכיח ששני הרשומות שייכות לאותו אדם; התאמה צריכה לסקור נתונים זמינים.

• בדוק את השם, טופס יצירת הקשר וקידומת המדינה באופן עקבי.
• בדוק כל היסטוריה קודמת לפני הוספת לקוח חוזר.

• הבדיל בין נתוני לקוחות לבין נתוני מנהלי התקנים הקשורים לתהליך כאשר הם שונים.
• תקן את המידע מהמקור המתועד שלו במקום לאמץ את ההודעה האחרונה ללא סקירה.

חלקו את הסקירה לפי מטרת המידע

ב- Fleetraly, פרופיל לקוח מאפשר להתייחס לנתונים, ההזמנות, המסמכים והמעקב המשויך לו בתוך זרימת העבודה. הערך של זה עבור בעל החברה הוא שהעובד החדש לא צריך לשאול עמית ספציפי על כל פרט לפני המעקב עם הלקוח. עם זאת, עיון במסמך ובהצהרה נשאר באחריות הצוות על פי נהלי החברה.

פתקים שעוזרים, פתקים שמבלבלים

רשום מה העובד צריך לבצע פעולה ספציפית: מה ביקש הלקוח, מה נבדק ומה הלאה? הימנע מתיאורים אישיים וביטויים מעורפלים. ההערה "מחכה לאישור סניף החזרה" ברורה יותר מבחינה תפעולית מהביטוי "ראה את הנושא", שאינו מזהה את העוקב או את המבוקש.

אל תשתמש בהערות כתחליף לשדות ראשיים. אם הטלפון משתנה, עדכן את מיקומו הנכון לאחר הבדיקה; השארתו בפתק רק גורמת למי שקורא את פרטי הקשר הראשיים להשתמש בערך הישן.

מסמכים צריכים ארגון וסמכות נאותים

שמור את המסמך במיקום המאושר בתוך העסק, סקור את האדם שאליו הוא משויך, את בהירות התמונה והנתונים הקשורים אליו. אין לפרסם קישורי מסמכים באזורים ציבוריים או להוסיף מידע אישי שהתהליך אינו זקוק להם. קבע מי צריך לראות ומי יכול לערוך, ובדוק את הרשאות הצוות כאשר האחריות משתנות.

כיצד לבדוק את איכות הקבצים מבלי להפסיק את העבודה?

1. התחל עם לקוחות שיש להם הזמנות או יתרות עתידיות שזקוקות למעקב.
2. בדוק שפרטי הקשר והקבצים תואמים ללקוח הנכון.
3. זהה רשומות שעלולות להיות כפולות וסקור אותן לפני כל עיבוד.
4. רשמו את המידע החסר וקחו אחריות על השלמתו במקום למלא אותו בניחוש.

התחל עם הלקוח החוזר הראשון שלך

צור את חשבון החברה שלך ב- Fleetraly והכן פרופיל לקוח יחיד עם הנתונים החוקיים שלך, ולאחר מכן קשר להזמנה המתאימה וראה למה יש לעובד שלך גישה. מבחן שימושי הוא שקולגה אחר יוכל להבין ולעקוב אחר התהליך מאותה רשומה, מבלי לחפש בטלפון של עובד ספציפי.

קישורים שיעזרו לך להתחיל

חקור את היתרונות של ניהול לקוחות והזמנות

ארגון המעקב אחר תשלומים הקשורים להזמנות

התחל בארגון קבצי הלקוחות של החברה שלך