La prolongation de la réservation de votre véhicule ne constitue pas un ajustement distinct du reste du planning. Une heure ou une journée supplémentaire peut réduire le temps de préparation de votre voiture ou interférer avec votre prochaine réservation. Par conséquent, l'employé doit examiner la période, la disponibilité et le prix requis avant d'envoyer l'approbation, puis documenter le changement afin que tout le monde travaille selon le même horaire.
Faire la distinction entre une demande de prolongation et un retard réel
La demande de prolongation intervient avant l’approbation d’une nouvelle période et doit être examinée et acceptée. Quant au retour différé, il s’agit d’une différence entre la date enregistrée et ce qui s’est passé ou ce qui devrait se produire maintenant. Le client peut demander une prolongation en cas de retard, mais la présence de la demande ne valide pas automatiquement le nouveau rendez-vous.
La première question : Quelles sont les correspondances en voiture après la date actuelle ?
Ouvrez le planning du véhicule, examinez la prochaine livraison et tout entretien, transport ou préparation associé à la période. Ne recherchez pas seulement une réservation qui commence le même jour ; Passez en revue l’horloge, les branchements et les pauses dont votre équipe a réellement besoin. Maintenir la date ou trouver une alternative peut être plus approprié que d’accepter une prolongation qui ne peut être mise en œuvre.
- Déterminez la date et l’heure exactes du nouveau retour.
- Vérifiez si la nouvelle période entre en conflit avec les corrélations des véhicules.
- Vérifiez le délai de transport et de traitement si la succursale de retour diffère de la prochaine livraison.
- Déterminez qui a le pouvoir d’approuver la modification en cas de besoin.
Une fois disponible, examinez l’impact sur le prix de l’extension
| Ce que vous évaluez | Pourquoi est-ce important ? |
|---|---|
| Durée de location | Le changement peut affecter le nombre de parts ou le mode de calcul de la période. |
| Conditions et modules complémentaires | Certaines prestations sont liées à la durée et d'autres sont à un montant fixe selon le contexte. |
| Paiements et reste | Le solde de réservation évolue avec la nouvelle créance et l'encaissement enregistré. |
| Facture émise | L'ancienne version peut précéder la modification de la durée et du montant. |
Dans Fleetraly, vérifiez la réservation et ses valeurs après avoir enregistré la modification, et vérifiez la facture de location et son statut au lieu d'envoyer un numéro à partir d'un ancien message. Ne promettez pas au client que le coût d’une journée supplémentaire sera toujours égal au tarif journalier apparent ; La méthode de tarification, les modules complémentaires et les paramètres enregistrés sont ce qui doit être revu.
Documenter la décision avant de confier le suivi à un autre employé
- Enregistrez la période requise et qui assure le suivi de son examen.
- Vérifiez la disponibilité et les prix, puis approuvez le changement au sein de votre autorité.
- Enregistrez la modification et vérifiez la date et le montant dans votre historique de réservation.
- Informer le client et l'équipe de la décision et de tout paiement ou action à effectuer.
Si les données changent pendant la révision, rouvrez l'enregistrement et examinez-le avant de l'enregistrer. L’objectif est que ce que vous dites au client corresponde à ce que voit l’employé qui assurera le suivi du retour, et non que chaque partie ait une version différente de l’accord opérationnel.
Lorsqu'un client est en retard et qu'il n'y a pas de rendez-vous confirmé
Établissez une communication de suivi claire et fournissez les dernières informations documentées sur l’heure de retour prévue. Vérifiez les réservations concernées auprès de votre administrateur et ne considérez pas une date estimée comme un retour déjà effectué. Garder la situation réaliste visible aide l’équipe à trouver des alternatives en temps opportun.
Comment commencez-vous à organiser cet itinéraire à Fleetraly ?
Préparez les données de votre véhicule, de votre client et de votre réservation, puis examinez une réservation dont vous connaissez les connexions et les paiements. Testez la compréhension de l'employé de l'impact de la modification de la période sur le calendrier et la valeur actuelle, et attribuez la responsabilité de la communication après la sauvegarde. Ainsi, l’utilisation du système devient une partie de la décision d’approbation elle-même, plutôt qu’une étape d’archivage qui intervient après la fin de la conversation avec le client.
Liens pour vous aider à démarrer
Revoir le montant payé et le montant restant après modification
Régulez la disponibilité et évitez les réservations qui se chevauchent
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