Un profil client dans une entreprise de location de voitures devient utile lorsqu'il répond aux questions professionnelles d'un employé : s'agit-il de la même personne ? Comment communiquons-nous avec lui ? Où est la réservation précédente ? Quel document doit être révisé ? Recueillir le nom et le numéro de téléphone dans une liste ne suffit pas si le reste des informations reste réparti entre différentes conversations et dossiers.
Commencez par identifier le client avant d'ajouter un nouvel enregistrement
Recherchez la personne dans les enregistrements existants et examinez ses données au lieu de créer un autre fichier simplement parce que l'orthographe du nom est différente. Le numéro peut être enregistré une fois avec l'indicatif du pays et parfois sans celui-ci, ou la façon dont le nom est écrit peut changer entre les deux langues. La similitude des noms ne prouve pas à elle seule que les deux documents appartiennent à la même personne ; La conformité doit examiner les données disponibles.
- Vérifiez systématiquement le nom, le formulaire de contact et le code du pays.
- Vérifiez tout historique antérieur avant d’ajouter un client fidèle.
- Distinguez les données client des données pilotes liées au processus lorsqu’elles diffèrent.
- Corrigez les informations à partir de leur source documentée au lieu d'adopter le dernier message sans examen.
Divisez l'avis selon le but de l'information
| Ensemble de données | Question de révision |
|---|---|
| Communications | L’employé peut-il atteindre le client de la bonne manière ? |
| Documents | Le dossier appartient-il à la bonne personne et ses données sont-elles sujettes à révision ? |
| Réservations | Les processus sont-ils liés au bon client ? |
| Suivi | La note est-elle claire et pertinente par rapport à son sujet et à sa date ? |
Dans Fleetraly, un profil client permet de référencer ses données, réservations, documents et suivis associés au sein du workflow. L'avantage pour le propriétaire de l'entreprise est que le nouvel employé n'a pas besoin de demander chaque détail à un collègue spécifique avant d'effectuer un suivi auprès du client. Toutefois, la révision du document et de la déclaration demeure de la responsabilité de l'équipe selon les procédures de l'entreprise.
Des notes qui aident, des notes qui déroutent
Notez ce dont l'employé a besoin pour entreprendre une action spécifique : qu'est-ce que le client a demandé, qu'est-ce qui a été examiné et quelle est la prochaine étape ? Évitez les descriptions personnelles et les phrases vagues. La note « En attente de confirmation du branchement de retour » est opérationnellement plus claire que la phrase « Voir le sujet », qui n'identifie ni le follower ni la personne recherchée.
N'utilisez pas de notes comme substitut aux champs principaux. Si le téléphone change, mettez à jour sa position correcte après vérification ; Le laisser dans une note oblige uniquement celui qui lit les informations de contact principales à utiliser l'ancienne valeur.
Les documents nécessitent une organisation et une autorité appropriées
Conservez le document à l'endroit approuvé au sein de l'entreprise, vérifiez la personne à laquelle il est associé, la clarté de l'image et les données associées. Ne publiez pas de liens vers des documents dans les espaces publics et n’ajoutez pas d’informations personnelles dont le processus n’a pas besoin. Déterminez qui a besoin de voir et qui peut modifier, et examinez les autorisations de l'équipe à mesure que les responsabilités changent.
Comment revoir la qualité des dossiers sans arrêter le travail ?
- Commencez par les clients qui ont des réservations à venir ou des soldes qui nécessitent un suivi.
- Vérifiez que les informations de contact et les fichiers correspondent au bon client.
- Identifiez les enregistrements potentiellement en double et examinez-les avant tout traitement.
- Notez les informations manquantes et assumez la responsabilité de les compléter au lieu de les remplir avec une supposition.
Commencez par votre premier client fidèle
Créez votre compte d'entreprise sur Fleetraly et préparez un profil client unique avec vos données valides, puis créez un lien vers la réservation appropriée et voyez à quoi votre employé a accès. Un test utile consiste à permettre à un autre collègue d'être capable de comprendre et de suivre le processus à partir du même enregistrement, sans chercher le téléphone d'un employé spécifique.
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