Die Verfolgung der Mietwagenzahlungen wird klarer, wenn jeder Betrag mit einer bestimmten Reservierung, einem bestimmten Datum und einer bestimmten Abholmethode verknüpft ist. Der Überweisungsbeleg oder die Nachricht des Kunden allein beantworten nicht die Frage des Mitarbeiters: Wie viel Zeit bleibt für diesen Vorgang nach der Änderung des Zeitraums oder der Hinzufügung einer Leistung? Das Unternehmen benötigt eine einzige Referenz, die Miete, erfasste Zahlungen und den Kontostand erfasst.
Beginnen Sie mit der Trennung von 3 verschiedenen Beträgen
| Betrag | Wie gehen Sie operativ damit um? |
|---|---|
| Mietwert | Der für die Periode fällige Betrag sowie die erfassten Zu- und Abzüge. |
| Zahlungen | Eingezogene und mit der Reservierung verknüpfte Beträge mit Referenz und Zahlungsmethode. |
| Garantie | Ein Betrag mit separatem Verwendungszweck und gesonderten Abrechnungsbedingungen; Verwechseln Sie es nicht automatisch mit Mieteinnahmen. |
Durch die Differenzierung dieser Werte wird verhindert, dass ein Betrag im Fonds als vollständig aufgelaufener Ertrag interpretiert wird. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Organisation der operativen Nachbereitung; Die buchhalterische und steuerliche Behandlung richtet sich nach der Unternehmenspolitik und den vom Buchhalter überprüften Anforderungen.
Was ist bei jeder Zahlung zu erfassen?
- Die Reservierung und der damit verbundene Kunde, damit der Inkassobetrag nicht unbekannt bleibt.
- Betrag, Währung, Datum, Zahlungsmethode und verfügbare Referenz.
- Bei Bedarf klare Beschreibung, insbesondere wenn ein anderer Mitarbeiter die Nachverfolgung durchführt.
- Jede Stornierung oder Korrektur gemäß dem genehmigten Verfahren, anstatt eine zusätzliche Zahlung zu erfassen, um den Fehler zu verbergen.
Überprüfen Sie die Transaktion, bevor Sie sie erneut eingeben: Ist die Überweisung bereits erfasst? Hängt es mit der Reservierung selbst zusammen? Durch wiederholtes Aufzeichnen erscheint die Balance besser als sie ist und ist bei späterer Überprüfung schwer zu erkennen.
Wie kann ich den Restbetrag nach Verlängerung des Mietvertrags reduzieren?
Der Reservierungssaldo ändert sich, wenn sich der fällige Betrag, die Zahlungen oder die erfassten Anpassungen ändern. Übertragen Sie also nicht den Saldo einer alten Nachricht. Öffnen Sie die Reservierung, nachdem Sie die Änderung gespeichert haben, überprüfen Sie die Laufzeit, den Preis, Zuschläge und Rabatte und ordnen Sie dann die Zahlungen den verfügbaren Inkassoreferenzen zu.
- Sehen Sie sich die neue Laufzeit und die Preisbedingungen an, die für die Verlängerung gelten.
- Speichern Sie die Bearbeitung und überprüfen Sie den aktuellen Mietwert und die aktuellen Konditionen.
- Gleichen Sie erfasste Zahlungen mit tatsächlichen Inkassozahlungen ab und überprüfen Sie alle damit verbundenen Abrechnungen oder Rückerstattungen.
- Informieren Sie den Kunden über den erforderlichen Betrag gemäß den aktuellen Daten und erläutern Sie gegebenenfalls den Grund für die Differenz.
Aktuelle Mietrechnung und Kopien ausgestellt
Sehen Sie sich die Betragsdetails anhand der Mietrechnung an und achten Sie auf die Differenz zwischen den aktuellen Reservierungswerten und der zuvor ausgestellten nummerierten Version. Wenn sich die Laufzeit(en) ändern, überprüfen Sie den Rechnungsstatus und den Ausstellungsverlauf; Eine vor der Änderung gesendete Kopie spiegelt möglicherweise nicht den aktuellen Betrag wider.
Bei Fleetraly verknüpft das Buchungsmanagement die Zahlungsverfolgung mit fälligen Beträgen und behält die Mietrechnung, ihren Status und ihre Historie im Blick. Der praktische Nutzen für den Eigentümer besteht darin, dass der Mitarbeiter von der Reservierung selbst ausgeht, um zu verstehen, was bezahlt wurde und was weiterverfolgt werden muss, anstatt die Geschichte aus mehr als einer Datei zusammenzutragen.
Ein kurzer täglicher Rückblick statt Übereinstimmungen anzuhäufen
Wählen Sie einen festen Zeitpunkt, um neue Zahlungen und offene Salden zu überprüfen. Beginnen Sie mit Reservierungen, die zur Lieferung oder Rückgabe fällig sind, und gleichen Sie dann den Abholbetrag nach Zahlungsmethode der entsprechenden Referenz ab. Aufzeichnen von Unstimmigkeiten und Verantwortung für deren Überprüfung; Betrachten Sie das Ende des Arbeitstages nicht als Grund, ein Team zu übergehen, das Sie nicht verstehen.
Häufig gestellte Fragen zur Mietzahlung
Bedeutet Anzahlung die vollständige Zahlung der Miete?
NEIN. Überprüfen Sie den Wert im Vergleich zu Fälligkeit, Reservierungsstatus und Bestätigungsbedingungen. Es darf sich nur um einen Teilbetrag handeln.
Kann die Garantie als Mietzahlung angerechnet werden?
Gehen Sie nicht davon aus. Überprüfen Sie die Garantiebedingungen, das genehmigte Abwicklungsverfahren und den korrekten Transaktionsverlauf. Durch die getrennte Gewährleistung wird die Nachverfolgung klarer.
Testen Sie die Klarheit eines Kredits
Starten Sie Fleetraly, indem Sie Ihren Check-in und Ihre Zahlungen buchen: Bestätigen Sie den Mietbetrag und erfassen Sie die korrekte Abholung, überprüfen Sie dann den Restbetrag und die Mietrechnung. Diese Überprüfung zeigt, wie klar der Arbeitsablauf Ihres Teams ist, bevor er auf den Rest der Buchung übertragen wird.
Links, die Ihnen den Einstieg erleichtern
Entdecken Sie das Buchungs- und Zahlungsmanagement auf Fleetraly
Wie kann man eine Mietverwaltungssoftware testen, bevor man sie auswählt?
Registrieren Sie Ihr Unternehmen und beginnen Sie mit der Organisation von Folgereservierungen
