Das Fahrzeuginspektionsformular bei Lieferung und Abholung ist eine strukturierte Aufzeichnung des Zustands des Fahrzeugs zu zwei bestimmten Zeitpunkten: vor Beginn der Anmietung und bei der Rückgabe. Um nützlich zu sein, sollte es die Reservierungsnummer, das Fahrzeug, die Uhrzeit, den Zählerstand, den Kraftstoff, Notizen und Fotos verknüpfen und einen einfachen Vergleich der beiden Situationen ermöglichen.
Bilder allein beantworten nicht immer alle Fragen und der Satz „Auto ist in gutem Zustand“ beschreibt nicht seine Details. Es ist besser, klare Felder und Bilder in Bezug auf das Fahrzeug und den Prozess mit einer genauen Beschreibung jeder Beobachtung zu kombinieren, als sich auf die Erinnerung des Mitarbeiters oder Kunden zu verlassen.
Was sind die Grunddaten im Liefer- und Empfangsformular?
Abschnitt | Vorgeschlagene Felder |
|---|---|
Betriebsreferenz | Reservierungs- oder Vertragsnummer und Inspektionsart: Lieferung oder Rückgabe. |
Definition von Fahrzeug | Interne ID, Schild, falls vorhanden, Marke und Modell. |
Zeit und Ort | Datum, Uhrzeit der Inspektion und Ort der Lieferung oder Rückgabe. |
betroffene Personen | Name des Mitarbeiters und Kunden- oder Fahrerreferenz, die mit der Transaktion verknüpft sind. |
Zähler und Kraftstoff | Einheit Zählerstand, Kraftstoff- oder Ladestand je nach Fahrzeugtyp. |
Status und Notizen | Beschreibung von Karosserie, Glas, Reifen, Kabine und Zubehör. |
Dokumentation | Allgemeine und detaillierte Fotos, Überprüfungsnotizen und bestätigende Inspektion gemäß dem genehmigten Verfahren. |
Verwenden Sie bei der Lieferungsprüfung und der Retourenprüfung dieselben Feldnamen und Maßeinheiten. Wird der Kraftstoff bei der Lieferung in Prozent und bei der Rückgabe mit einer allgemeinen Beschreibung wie „wenig“ erfasst, wird der Vergleich auch dann schwieriger, wenn zwei Bilder vorliegen.
Praktische Checkliste vor der Übergabe des Mietwagens
Karosserie, Glas und Reifen
Überprüfen Sie die Seiten des Autos, die Vorder- und Rückseite, dann die Spiegel, das Glas, die Felgen und die Reifen. Geben Sie bei einer Notiz das Teil, den Bestimmungsort und den Typ an, anstatt eine allgemeine Beschreibung zu schreiben. Anschauliches Beispiel: „Ein sichtbarer Kratzer an der rechten Hintertür, wie im Detailfoto zu sehen.“
Kabine und Zubehör
Überprüfen Sie den Zustand der Sitze, der Innenausstattung, der Sauberkeit und des mit dem Fahrzeug gelieferten Zubehörs. Notieren Sie Ihre Schlüssel und eventuell vereinbarte Zusatzausstattung, wie z. B. einen Kindersitz oder ein Ladekabel, damit Sie eine Liste haben, auf die Sie bei der Rückgabe zurückgreifen können.
Zähler, Kraftstoff oder Aufladung
Notieren Sie den Zählerstand in der verwendeten Einheit und erfassen Sie den Kraftstoff- oder Ladestand mit der von der Behörde genehmigten Methode. Fügen Sie ein klares Foto der Instrumententafel bei, sofern es im Rahmen des Inspektionsverfahrens verfügbar ist, und prüfen Sie, ob der schriftliche Messwert mit dem Foto übereinstimmt, bevor Sie das Protokoll fertigstellen.
Wie stellen Sie das Auto so dar, dass es den Vergleich erleichtert?
Beginnen Sie mit allgemeinen Bildern, die die verschiedenen Seiten zeigen, und machen Sie dann ein genaueres Bild von jeder Beobachtung, die näher erläutert werden muss. Verwenden Sie geeignetes Licht und stellen Sie sicher, dass das Bild stabil und der gewünschte Teil klar ist. Wenn ein bestimmter Winkel aufgrund von Licht oder Schmutz nicht klar ist, notieren Sie dies und nehmen Sie erneut auf, wenn eine Inspektion möglich ist.
Vorderes Foto und hinteres Foto zeigen den allgemeinen Zustand.
Zwei Fotos der linken und rechten Seite, bei Bedarf mit zusätzlichen Blickwinkeln.
Ein Bild des Messgeräts und des Kraftstoffs oder der Ladung, ohne dass eine Reflexion den Messwert verdeckt.
Foto der Kabine und des mit dem Liefervorgang verbundenen Zubehörs.
Ein allgemeines Foto des Standorts der Notiz und ein näheres Foto, das sie in ihrem Kontext zeigt.
Nehmen Sie nur das auf, was zur Dokumentation des Fahrzeugs erforderlich ist, und vermeiden Sie es, auf den Fotos Gesichter oder persönliche Dokumente zu zeigen, die nicht benötigt werden. Speichern Sie die Bilder in einem speziellen Protokoll oder an einem Ort, an dem der Zugriff verwaltet wird, anstatt sie in Gesprächen zu verteilen, die später nur schwer mit einer Reservierung verknüpft werden können.
Beispielfelder, die Sie in Ihre Büroprozedur kopieren können
Feld | Wert oder Beobachtung |
|---|---|
Buchungsreferenz/Vertrag | ________________ |
Fahrzeug/ID/Kennzeichen | ________________ |
Scantyp/Datum/Stunde | ________________ |
Zählerstand und seine Einheit | ________________ |
Kraftstoff- oder Ladestand | ________________ |
Externe Notizen und ihre Standorte | ________________ |
Zustand der Kabine, Zubehör und Schlüssel | ________________ |
Bildverweise und zugehörige Hinweise | ________________ |
Feedback von Mitarbeitern und Kunden | ________________ |
Dies ist eine vorgeschlagene operative Vorlage für die Organisation der Prüfung. Verknüpfen Sie es mit Ihrem Buchungsverlauf und Ihren Büroabläufen und identifizieren Sie Felder, deren Scan nicht vor der Überprüfung abgeschlossen werden kann. Lassen Sie das Feld möglichst nicht leer, da es zwei unterschiedliche Bedeutungen hat: „nicht geprüft“ und „keine Notiz“.
Was überprüfen Sie, wenn Sie das Auto zurückgeben?
Öffnen Sie das vorherige Lieferprotokoll und überprüfen Sie die Fahrzeug- und Betriebsreferenz.
Notieren Sie die tatsächliche Rückgabezeit, den Zählerstand, den Kraftstoff oder die Ladung.
Vergleichen Sie den aktuellen Zustand mit früheren Notizen und Bildern und erkennen Sie, was ursprünglich aufgezeichnet wurde.
Dokumentieren Sie alle zusätzlichen Notizen mit Bildern und einer spezifischen Beschreibung und notieren Sie, was überprüft werden muss.
Aktualisieren Sie den Bereitschaftsstatus des Fahrzeugs und identifizieren Sie alle Vorbereitungen oder Wartungsarbeiten vor der nächsten Lieferung.
Es ist wichtig, die Beobachtung von der nachfolgenden Entscheidung zu trennen: Das Vorhandensein eines Fotos einer Beobachtung allein bestimmt nicht deren Ursache, Verantwortung oder Wert. Bewahren Sie Dokumentation, Überprüfung und alle nachfolgenden Finanzentscheidungen als klare Aufzeichnungen gemäß dem Vertrag und dem genehmigten Verfahren auf, anstatt sie in einer vagen Beschreibung zu vermischen.
Fehler mindern den Nutzen des Untersuchungsmodells
Verwenden Sie alte Fotos, ohne sicherzustellen, dass sie sich auf die heutige Untersuchung beziehen.
Dokumentieren einer sehr nahen Aufnahme, ohne dass ein Bild die Position im Fahrzeug erkennen lässt.
Ignorieren der Inspektionsuhr oder des Zählerablesegeräts.
Alle Teile in einer Phrase aufnehmen, ohne sie tatsächlich zu überarbeiten.
Schließen Sie den Vorgang ab, ohne die Bereitschaft des Fahrzeugs für die nächste Buchung zu aktualisieren.
SieheVorteile von FleetralyUnd MethodeVerknüpfung des Fahrzeugs mit Reservierung und operativer NachverfolgungTesten Sie dann, wie Sie Inspektionen, Fotos und Notizen innerhalb Ihres Büroarbeitszyklus organisieren möchten.
Häufig gestellte Fragen zum Fahrzeugprüfformular
Benötige ich für jede Miettransaktion eine erneute Inspektion?
Wenn Sie bei jeder Lieferung und Rücksendung eine zugehörige Prüfung durchführen, erhalten Sie eine klarere Vergleichshistorie. Legen Sie innerhalb des Büros den Umfang der Inspektion fest, wer dafür verantwortlich ist und wie mit Fällen umgegangen wird, in denen die Inspektion nicht sofort abgeschlossen werden kann.
Gibt es eine festgelegte Anzahl ausreichender Fotos für jedes Auto?
Es gibt keine einheitliche Zahl, die alle Fälle abdeckt. Beginnen Sie mit der Dokumentation wichtiger Entitäten und Daten und fügen Sie dann Bilder hinzu, die jede Notiz verständlich machen. Klarheit und Bezug zur Aufzeichnung sind wichtiger als viele ähnliche Bilder.
Wenn Sie die Inspektion innerhalb des Mietzyklus organisieren möchten,Fordern Sie eine Demo von Fleetraly anAnhand eines Liefer- und Rückgabeszenarios und Demobildern.
