Bir araba kiralama şirketindeki müşteri profili, bir çalışanın iş başındaki sorularını yanıtladığında faydalı olur: Bu aynı kişi mi? Onunla nasıl iletişim kuracağız? Önceki rezervasyon nerede? Hangi belgenin incelenmesi gerekiyor? Bilginin geri kalanı farklı konuşmalar ve klasörler arasında dağıtılmış halde kalırsa, adı ve telefon numarasını bir listede toplamak yeterli değildir.
Yeni bir kayıt eklemeden önce müşteriyi etiketleyerek başlayın
İsmin yazılışı farklı diye başka bir dosya oluşturmak yerine, kişiyi mevcut kayıtlarda arayın ve verilerini inceleyin. Numara, ülke koduyla bir kez, bazen de ülke kodu olmadan kaydedilebilir veya iki dil arasında ismin yazılış şekli değişebilir. İsim benzerliği tek başına iki kaydın aynı kişiye ait olduğunu kanıtlamaz; Uygunluğun mevcut verileri gözden geçirmesi gerekmektedir.
- Adı, iletişim formunu ve ülke kodunu sürekli olarak kontrol edin.
- Geri dönen bir müşteriyi eklemeden önce geçmiş geçmişi kontrol edin.
- Farklı olduklarında müşteri verilerini süreçle ilgili sürücü verilerinden ayırın.
- En son mesajı incelemeden benimsemek yerine, bilgileri belgelenmiş kaynağından düzeltin.
İncelemeyi bilginin amacına göre bölün
| Veri seti | Soruyu gözden geçir |
|---|---|
| İletişim | Çalışan müşteriye doğru şekilde ulaşabiliyor mu? |
| Belgeler | Dosya doğru kişiye mi ait ve verileri incelemeye tabi mi? |
| Rezervasyonlar | Süreçler doğru müşteriye bağlı mı? |
| Takip | Not açık ve konusu ve tarihiyle alakalı mı? |
Fleetraly'de bir müşteri profili, iş akışı içerisinde verilere, rezervasyonlara, belgelere ve ilgili takip işlemlerine başvurulmasına olanak tanır. Bunun şirket sahibi açısından değeri, yeni çalışanın müşteriyle iletişime geçmeden önce belirli bir meslektaşına her ayrıntıyı sormasına gerek kalmamasıdır. Ancak belge ve beyanın incelenmesi şirket prosedürlerine göre ekibin sorumluluğundadır.
Yardımcı olan notlar, kafa karıştıran notlar
Çalışanın belirli bir eylemi gerçekleştirmesi için neye ihtiyaç duyduğunu yazın: Müşteri ne talep etti, ne gözden geçirildi ve sırada ne var? Kişisel tanımlamalardan ve belirsiz ifadelerden kaçının. “İade şubesinin onaylanması bekleniyor” notu, takipçiyi veya talep edilen kişiyi tanımlamayan “Konuya bakın” ifadesinden operasyonel olarak daha anlaşılırdır.
Notları birincil alanların yerine kullanmayın. Telefon değişirse kontrol ettikten sonra doğru konumunu güncelleyin; Bunu bir notta bırakmak, yalnızca ana iletişim bilgilerini okuyan kişinin eski değeri kullanmasını sağlar.
Belgelerin uygun organizasyona ve yetkiye ihtiyacı var
Belgeyi işletme içerisinde onaylı bir yerde saklayın, ilişkili olduğu kişiyi, görüntünün netliğini ve ilgili verileri inceleyin. Belge bağlantılarını ortak alanlara göndermeyin veya sürecin ihtiyaç duymadığı kişisel bilgileri eklemeyin. Kimin görmesi gerektiğini ve kimin düzenleyebileceğini belirleyin ve sorumluluklar değiştikçe ekip izinlerini gözden geçirin.
Çalışmayı durdurmadan dosyaların kalitesi nasıl incelenir?
- Yaklaşan rezervasyonları veya takip edilmesi gereken bakiyeleri olan müşterilerle başlayın.
- İletişim bilgilerinin ve dosyaların doğru müşteriyle eşleşip eşleşmediğini kontrol edin.
- Potansiyel olarak yinelenen kayıtları belirleyin ve herhangi bir işlemden önce bunları inceleyin.
- Eksik bilgileri yazın ve tahminle doldurmak yerine tamamlama sorumluluğunu üstlenin.
Geri dönen ilk müşterinizle başlayın
Fleetraly'de şirket hesabınızı oluşturun ve geçerli verilerinizle tek bir müşteri profili hazırlayın, ardından uygun rezervasyona bağlantı verin ve çalışanınızın nelere erişebildiğini görün. Başka bir iş arkadaşının, belirli bir çalışanın telefonunu aramaya gerek kalmadan aynı kayıttan süreci anlayıp takip edebilmesi yararlı bir testtir.
Başlamanıza yardımcı olacak bağlantılar
Müşteri ve rezervasyon yönetiminin avantajlarını keşfedin
Rezervasyonlarla ilgili ödemelerin takibinin organize edilmesi
