Профиль клиента в компании по прокату автомобилей становится полезным, когда он отвечает на вопросы сотрудника на работе: это тот же самый человек? Как нам с ним общаться? Где предыдущая бронь? Какой документ необходимо проверить? Собрать имя и номер телефона в список недостаточно, если остальная информация останется распределенной по разным разговорам и папкам.
Начните с отметки клиента перед добавлением новой записи.
Найдите человека в существующих записях и просмотрите его или ее данные вместо того, чтобы создавать еще один файл только потому, что написание имени отличается. Номер может быть записан один раз с кодом страны, а иногда и без него, или способ написания имени может меняться в зависимости от двух языков. Одно только сходство имен не доказывает, что эти две записи принадлежат одному и тому же лицу; Соответствие требует проверки имеющихся данных.
- Постоянно проверяйте имя, контактную форму и код страны.
- Прежде чем добавлять постоянного клиента, проверьте всю предыдущую историю.
- Отличайте данные клиента от данных драйверов, связанных с процессом, если они различаются.
- Исправьте информацию из документированного источника вместо того, чтобы принимать последнее сообщение без проверки.
Разделите отзыв по цели информации.
| Набор данных | Обзор вопроса |
|---|---|
| Общение | Может ли сотрудник правильно связаться с клиентом? |
| Документы | Принадлежит ли файл нужному лицу и подлежат ли его данные проверке? |
| Бронирование | Связаны ли процессы с нужным клиентом? |
| Последующие действия | Является ли заметка ясной и соответствует ее теме и дате? |
В Fleetraly профиль клиента позволяет ссылаться на его данные, бронирования, документы и связанные с ними последующие действия в рабочем процессе. Ценность этого для владельца компании в том, что новому сотруднику не нужно расспрашивать конкретного коллегу о каждой детали, прежде чем связаться с клиентом. Однако проверка документа и заявления остается обязанностью команды в соответствии с процедурами компании.
Заметки, которые помогают, заметки, которые сбивают с толку
Запишите, что сотруднику необходимо предпринять конкретные действия: что запросил клиент, что было проверено и что дальше? Избегайте личных описаний и расплывчатых фраз. Пометка «Ожидание подтверждения обратной ветки» функционально более понятна, чем фраза «Смотреть тему», которая не идентифицирует подписчика или запрашиваемого человека.
Не используйте примечания вместо основных полей. Если телефон изменился, обновите его правильное положение после проверки; Если оставить это в заметке, тот, кто читает основную контактную информацию, будет использовать старое значение.
Документы нуждаются в надлежащей организации и авторитетности.
Храните документ в утвержденном месте внутри компании, проверьте человека, с которым он связан, четкость изображения и связанных с ним данных. Не размещайте ссылки на документы в общедоступных местах и не добавляйте личную информацию, которая не нужна процессу. Определите, кто должен видеть, а кто может редактировать, и проверяйте разрешения группы по мере изменения обязанностей.
Как проверить качество файлов, не останавливая работу?
- Начните с клиентов, у которых есть предстоящие бронирования или остатки, требующие дальнейшего контроля.
- Убедитесь, что контактная информация и файлы соответствуют правильному клиенту.
- Выявите потенциально повторяющиеся записи и просмотрите их перед любой обработкой.
- Запишите недостающую информацию и возьмите на себя ответственность за ее заполнение, а не заполнение догадками.
Начните с первого вернувшегося клиента
Создайте учетную запись своей компании на Fleetraly и подготовьте единый профиль клиента с вашими действительными данными, затем привяжите его к соответствующему бронированию и посмотрите, к чему имеет доступ ваш сотрудник. Полезным тестом является возможность другого коллеги понять процесс и проследить за ним, используя ту же запись, без поиска в телефоне конкретного сотрудника.
Ссылки, которые помогут вам начать работу
Узнайте о преимуществах управления клиентами и бронированиями
Организация отслеживания платежей, связанных с бронированием.
