Los gastos de alquiler de vehículos le ayudan a comprender el rendimiento de la flota cuando se vinculan a su ubicación correcta. Los ingresos totales por sí solos no revelan cuánto costó el automóvil, y una lista sin categorizar de recibos no explica por qué cambió el resultado. Comience por distinguir el costo de un vehículo específico de los gastos generales y del costo de mantenimiento registrado originalmente.
¿Qué se pierde cuando todos los gastos se suman en un solo número?
Puede aparecer una disminución en la puntuación de una sucursal o vehículo sin que el equipo sepa si se debe a una reparación importante, gastos generales o registro duplicado. Detallar los gastos no significa complicar el trabajo; Más bien, guarda los datos que necesitas al momento de revisar: fecha, monto, clasificación, entidad o descripción, y vehículo o sucursal cuando estén vinculados a ellos.
Dividir el gasto según su relación con la operación.
| Tipo de enlace | Método de revisión |
|---|---|
| Vehículo específico | Vincule el costo al automóvil correcto y luego revíselo dentro del período. |
| Gastos generales | Registrarlo como general cuando no corresponda a un vehículo específico. |
| Sucursal | Revise la rama relacionada con los costos en lugar de asumir que es la rama de insumos. |
| Mantenimiento | Primero verifique si el costo se guarda en una orden de trabajo. |
En Fleetraly puedes registrar los gastos pagados y vincularlos al vehículo o mantenerlos públicos, con clasificación, adjuntos y seguimiento disponibles. Esto hace que la referencia se pueda buscar en lugar de tener que volver a fotos de recibos distribuidos entre los teléfonos de los empleados.
Costo de mantenimiento: preste atención a la duplicación
Los costos de los trabajos de mantenimiento completados se ingresan automáticamente en los informes de rentabilidad de Fleetraly. Por lo tanto, no registre un costo en una orden de trabajo como otro gasto solo porque hay un nuevo recibo por ello. Verifique primero la fuente y registre en gastos lo que aún no está ahorrado en la orden de mantenimiento según el procedimiento aprobado.
Volver a registrar el proceso hace que el costo parezca más alto de lo que es y puede llevarlo a interpretar incorrectamente el desempeño del vehículo. Antes de ahorrar, busque por fecha, monto, vehículo y descripción y revise cualquier historial cercano a la transacción en cuestión.
¿Qué hace que una descripción de gastos sea útil?
- Debe explicar por qué se pagó, en lugar de una declaración general que no explique el proceso.
- Estar asociado al vehículo correcto cuando sea específico del mismo.
- El recibo o documento correspondiente deberá conservarse en el lugar autorizado.
- Utilice la fecha y clasificación correctas en lugar de valores predeterminados que no hayan sido revisados.
Lea el informe dentro de sus límites.
Haga coincidir la definición de ingresos, costos y período en el informe que utiliza antes de llamar a la ganancia final de salida. Puede haber costos o ajustes que estén fuera del alcance del informe o fuera del período. El propósito de esta revisión operativa es comprender qué contiene el número y luego completar la revisión contable aprobada de su empresa cuando sea necesario.
Un registro de auditoría periódico y repetible
- Selecciona el período y vehículo o sucursal que deseas conocer.
- Revisar gastos generales y directos y anexos faltantes.
- Haga coincidir los costos de mantenimiento con las órdenes de trabajo completadas.
- Verifique valores inusuales o recurrentes antes de decidirse por un vehículo.
Comience con un costo que pueda rastrear hasta su origen
Prepara tus vehículos en Fleetraly y registra un gasto correcto con su descripción y recibo, luego mira cómo aparece al elegir vehículo y período. Cuando su colega pueda llegar a la fuente y comprender la clasificación, habrá experimentado el valor organizacional que necesita antes de ampliar el seguimiento a toda la flota.
Enlaces que le ayudarán a empezar
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