El perfil de un cliente en una empresa de alquiler de coches resulta útil cuando responde a las preguntas de un empleado en el trabajo: ¿Es esta la misma persona? ¿Cómo nos comunicamos con él? ¿Dónde está la reserva anterior? ¿Qué documento hay que revisar? Recopilar el nombre y el número de teléfono en una lista no es suficiente si el resto de la información queda distribuida entre diferentes conversaciones y carpetas.
Comience etiquetando al cliente antes de agregar un nuevo registro
Busque a la persona en registros existentes y revise sus datos en lugar de crear otro archivo solo porque la ortografía del nombre es diferente. El número puede registrarse una vez con el código del país y a veces sin él, o la forma en que se escribe el nombre puede cambiar entre los dos idiomas. La similitud de nombres por sí sola no prueba que los dos registros pertenezcan a la misma persona; La conformidad necesita revisar los datos disponibles.
- Verifique el nombre, el formulario de contacto y el código de país de manera consistente.
- Verifique cualquier historial anterior antes de agregar un cliente recurrente.
- Distinga los datos del cliente de los datos del conductor relacionados con el proceso cuando difieren.
- Corrija la información de su fuente documentada en lugar de adoptar el último mensaje sin revisarlo.
Divida la reseña según el propósito de la información.
| conjunto de datos | Pregunta de revisión |
|---|---|
| comunicación | ¿Puede el empleado llegar al cliente de la manera correcta? |
| Documentos | ¿El fichero pertenece a la persona adecuada y sus datos son objeto de revisión? |
| Reservas | ¿Están los procesos vinculados al cliente adecuado? |
| seguimiento | ¿La nota es clara y relevante para su tema y fecha? |
En Fleetraly, un perfil de cliente permite referenciar sus datos, reservas, documentos y seguimiento asociado dentro del flujo de trabajo. El valor de esto para el propietario de la empresa es que el nuevo empleado no necesita preguntarle a un colega específico sobre cada detalle antes de hacer un seguimiento con el cliente. Sin embargo, revisar el documento y la declaración sigue siendo responsabilidad del equipo de acuerdo con los procedimientos de la empresa.
Notas que ayudan, notas que confunden
Escriba lo que el empleado necesita para tomar medidas específicas: ¿qué solicitó el cliente, qué se revisó y qué sigue? Evite descripciones personales y frases vagas. La nota “Esperando confirmación de la sucursal de regreso” es operativamente más clara que la frase “Ver el tema”, que no identifica al seguidor ni a la persona solicitada.
No utilice notas como sustituto de los campos principales. Si el teléfono cambia, actualice su posición correcta después de verificarlo; Dejarlo en una nota solo hace que quien lea la información de contacto principal utilice el valor anterior.
Los documentos necesitan una organización y autoridad adecuadas.
Mantener el documento en la ubicación aprobada dentro del negocio, revisar la persona a la que está asociado, la claridad de la imagen y datos relacionados. No publique enlaces de documentos en áreas públicas ni agregue información personal que el proceso no necesite. Determine quién necesita ver y quién puede editar, y revise los permisos del equipo a medida que cambian las responsabilidades.
¿Cómo revisar la calidad de los archivos sin dejar de trabajar?
- Comience con clientes que tienen próximas reservas o saldos que necesitan seguimiento.
- Verifique que la información de contacto y los archivos coincidan con el cliente correcto.
- Identifique registros potencialmente duplicados y revíselos antes de cualquier procesamiento.
- Escriba la información que falta y asuma la responsabilidad de completarla en lugar de completarla con una suposición.
Comience con su primer cliente recurrente
Cree su cuenta de empresa en Fleetraly y prepare un único perfil de cliente con sus datos válidos, luego vincúlelo a la reserva adecuada y vea a qué tiene acceso su empleado. Una prueba útil es que otro colega pueda comprender y seguir el proceso desde el mismo registro, sin buscar en el teléfono de un empleado específico.
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